Bagaimana Memilih Orang yang Tepat

Rekrutmen merupakan langkah kritis dalam menjalin hubungan kerja antara perusahaan dan karyawan. Sekali salah dalam merekrut pegawai akan mengakibatkan masalah yang berkepanjangan. Salah dalam memilih Sales Representative atau Salesman mengakibatkan peningkatan biaya, kehilangan penjualan, kehilangan konsumen karena tidak puas, bahkan bisa menyebabkan kehilangan orang terbaik karena merasa tidak nyaman dengan orang baru yang kita pilih sehingga pindah keperusahaan lain.

Jadi, pastikan Anda memilih orang terbaik, orang yang tepat sesuai dengan posisinya. Orang bijak mengatakan pilihlah “the right man for the right place”. Karena kita harus memilih, maka rekrutmen selalu terkait dengan seleksi, sehingga menjadi kesatuan seleksi & rekrutmen.

Bagaimana cara memilih orang yang tepat? Marilah kita bahas langkah – langkah nya!

Tahapan proses seleksi & rekrutmen adalah:

1. Menentukan profil jabatan karyawan
2. Mendapatkan calon karyawan
3. Menyaring calon karyawan dari surat lamaran (screening)
4. Melakukan wawancara
5. Memeriksa referensi
6. Menyiapkan surat pengangkatan (Appointment letter)

1. Menentukan profil  jabatan

Sebelum menentukan profil jabatan, kita sebaiknya memahami bahwa sukses seorang karyawan ditentukan oleh 3 (tiga) factor utama yaitu factor 3 K: kemampuan, kemauan dan kecocokan

Marilah kita bahas apa yang dimaksud dengan kemampuan, kemauan dan kecocokan.

Kemampuan seseorang dipengaruhi oleh pengetahuan dan ketrampilan yang dimilikinya

Pengetahuan yang menyumbang pada sukses seseorang adalah pengetahuan yang mendukung kelancaran pekerjaannya.

Pengetahuan yang mendukung pekerjaan ini terdiri dari 3 pengetahuan utama, yaitu:

• Pengetahuan teknis, yaitu hal-hal teknis yang terkait pekerjaan, misalnya pengetahuan anatomi, faal, penyakit untuk pekerjaan medical representative
• Pengetahuan produk & perusahaan dan
• Pengetahuan pasar, industry & pelanggan.

Pengetahuan produk, perusahaan, pasar, pelanggan dan industry akan diberikan dalam program pelatihan oleh perusahaan setelah karyawan bekerja.

Sedangkan pengetahuan teknis akan sulit diberikan mengingat lingkup pengetahuan ini sangat luas sedangkan program pelatihan yang diberikan perusahaan biasanya dalam waktu yang singkat saja. Dengan demikian akan sangat membantu apabila sebelum bergabung dengan perusahaan, calon karyawan sudah memiliki pengetahuan teknis yang memadai. Pengetahuan teknis ini biasanya didapat saat calon karyawan kuliah.

Sebagai contoh, seorang Sales Representative perusahaan farmasi tentu akan lebih mudah berhasil apabila memiliki latar belakang pengetahuan teknis dalam bidang farmasi, kedokteran, perawatan, biologi dan mungkin psikologi.

<!––nextpage––>

Ketrampilan yang mendukung sukses seorang Sales Representative adalah ketrampilan komunikasi, ketrampilan menjual, ketrampilan negosiasi dan ketrampilan membina hubungan baik.

 

Jadi, dalam melakukan seleksi calon karyawan kita harus menggali pengetahuan dan ketrampilannya yang dapat mendukung kelancaran pekerjaannya.

Bagaimana jika kita menyeleksi seorang yang berpengalaman? Tetap saja, kita akan meneliti pengetahuan dan ketrampilan yang dibawa oleh karyawan yang terkait dengan pengalaman kerja orang tersebut.  Perbedaanya selain pengetahuan teknis, karyawan berpengalaman memiliki pengetahuan non-teknis yang lebih baik dibanding karyawan baru. Pengetahuan non-teknis yang mungkin dimiliki adalah pengetahuan produk, pasar, pelanggan dan industry. Dengan demikian diharapkan pelatihan pengetahuan non-teknis untuk karyawan ini tidak memerlukan waktu yang lama. Selain sudah memiliki pengetahuan non- teknis, karyawan berpengalaman seharusnya sudah memiliki ketrampilan yang dibutuhkan. Karena sudah memiliki ketrampilam maka program pelatihan dapat dipersingkat,sehingga karyawan ini akan dapat berproduksi lebih cepat. Jadi pengetahuan dan ketrampilan ini yang harus Anda gali dalam wawancara.

Setelahkita membahas kemampuan, marilah kita tinjau apa yang dimaksud dengan kemauan. Kemauan kerja seseorang sangat dipengaruhi oleh kualitas pribadi, tingkah laku serta tugas spesifik yang pernah dilakukan sebelumnya.

Contoh kualitas pribadi diantaranya adalah sifat: inisiatif, mandiri, self starter, agresif, integrity, jujur, dan lain-lain. Kendala kita dalam menilai kualitas pribadi seseorang karena kualitas pribadi ini sifatnya samar, tugas kita sebelum wawancara adalah merubah kualitas pribadi menjadi tingkah laku yang terkait tugas pekerjaan, sehingga kita bisa merubah sesuatu yang samar menjadi lebih nyata .

Tingkah laku yang kita inginkan dari seorang karyawan adalah tingkah laku yang mendukung keberhasilannya. Misalnya tingkah laku yang mendukung sukses seorang calon Sales Representative adalah enerjetik, motivasi tinggi, mengejar karir, ambisi, haus dengan pencapaian tinggi. Tugas Anda adalah menterjemahkan istilah tingkah laku ini menjadi nyata. Misalnya seorang yang enerjetik adalah orang dengan stamina tinggi, mampu bekerja melebihi jam kerjanya, mau mengambil tambahan tanggung jawab dan lain-lain.

Tugas spesifik yang harus kita gali apakah calon karyawan pernah melakukan tugas spesifik yang mungkin bermanfaat bagi pekerjaannya. Pengalaman melakukan tugas khusus pada masa lalu yang nantinya mendukung sukses dalam bekerja. Misalnya untuk calon Sales Representative yang pernah melakukan tugas group selling, tugas negosiasi dengan direktur rumah sakit, tugas menangani institusi tertentu, menjadi pembawa acara dan lain-lain

Telah kita bahas bahwa factor sukses karyawan adalah kemampuan dan kemauan dan kecocokan.

Yang dimaksud dengan factor Kecocokan adalah lingkungan kerja yang mendukung agar kemampuan dan kemauan dapat dipergunakan secara maksimal sehingga menghasilkan produktivitas kerja yang maksimal.

Faktor kecocokan yang mendukung, misalnya: pernah bekerja di industry yang sama, berasal dari departemen lain di perusahaan kita sehingga memahami peraturan dan lingkungan perusahaan, berpengalaman di wilayah geografi yang sama sehingga menguasai area yang menjadi tanggung jawabnya, pernah bekerja di departemen yang sama, pernah melakukan tugas khusus sesuai posisi yang di tawarkan, budaya perusahaan yang sesuai, dan lain-lain.

Sebelum Anda melakukan wawancara, siapkan profil jabatan atau sering disebut sebagai criteria jabatan dari posisi yang akan diisi. Profil jabatan biasanya terdiri dari dua hal yaitu : profil yang harus dimiliki(“must” ) oleh calon karyawan dan profil yang kita inginkan (“want”).

Sebagai contoh:

Profile: Sales Representative

“Must”:

• Usia dibawah 25 tahun (untuk yang berpengalaman usia dibawah 28 tahun)
• Pendidikan: lulus D3
• Berbadan sehat disertai dengan surat dokter
• Memiliki Sim C yang masih berlaku

“Want”:

Kemampuan:

• Mampu berkomunikasi secara lancar
• Memiliki kemampuan computer
• Memiliki kemampuan mendengar yang efektif
• Memahami wilayah Jawa Tengah
• Dan lain-lain (sebutkan)

Kemauan:

• Memiliki inisiatif
• Motivasi tinggi
• Integritas terhadap tim
• Memiliki ambisi untuk maju

(semua kemauan harus dijabarkan dalam bentuk tingkah laku yang nyata dan tidak samar)

Kecocokan:

• Pernah bekerja di perusahaan farmasi
• Menyukai pekerjaan lapangan
• Senang bergaul
• Enerjetik
• Bersedia untuk dipindahkan keluar kota

Selain dari factor tersebut diatas yang nyata seringkali kita juga menggali latar belakang keluarga, hobby dan lain-lain untuk lebih memahami factor kemampuan, kemauan dan kecocokan

• Mendapatkan calon karyawan

Kita dapat memperoleh calon karyawan dari beberapa sumber, misalnya:  referensi dari pelanggan kita, referensi dari distributor, referensi dari pemasok, calon dari departemen lain dalam perusahaan, dari memasang iklan, atau dari agency (agen penempatan tenaga kerja)

Semua calon karyawan diwajibkan membuat surat lamaran dengan lampiran riwayat hidup,  ijazah, pas foto, surat referensi dari perusahaan sebelumnya. Beberapa perusahaan mengharuskan lamaran dibuat dengan tulisan tangan, untuk mengetahui kerapian dalam bekerja dan hal lain.

 

• Menyaring (screening)surat lamaran

Lamaran yang masuk ke perusahaan biasanya  banyak sekali, sehingga tidak mungkin akan di wawancara semua. Apalagi jika kita memasang iklan lowongan kerja, maka lamaran yang masuk akan sangat banyak sekali. Maka lamaran ini harus kita periksa dan kita saring, untuk memilih calon yang akan di wawancara.

Faktor yang dipertimbangkan saat menyaring surat lamaran, diantaranya adalah:

• Profil pribadi: usia, status perkawinan, pendidikan dan pengalaman kerja
• Pendidikan: sebaiknya memiliki pendidikan yang mendukung pekerjaan, berapa lama dihabiskan untuk tiap tingkat, perhatikan nilai pendidikan untuk melihat kecerdasan calon karyawan. Pertimbangkan apakah pendidikannya mendukung factor kemampuan, kecocokan
• Pengalaman kerja: apakah mendukung pekerjaan yang dilamar, apakah mendukung factor kemampuan dan kecocokan (industry, jabatan, tugas khusus, departemen, wilayah)
• Foto, apakah penampilannya rapi, bisa diterima pelanggan kita?
• Pelamar yang tidak lulus dalam saringan pertama langsung diberi balasan bahwa mereka tidak diterima (sampaikan bahwa mereka ini tidak memenuhi persyaratan atau posisi yang dilamar sudah terisi)
• Pelamar yang lulus saringan pertama dibuatkan jadual pemanggilan untuk dilakukan wawancara. Pada surat lamaran diberi catatan kecil, apa saja yang akan ditanyakan dan dikonfirmasi saat wawancara.

• Melakukan wawancara

Mereka yang belum pernah mengikuti pelatihan wawancara, seringkali melakukan  kesalahan yang umum terjadi saat wawancara, misalnya:

• Terlalu banyak bicara. Jika terlalu banyak bicara, kita tidak mendapatkan informasi mengenai calon karyawan.  Idealnya pewawancara berbicara 20% dan calon karyawan 80%, agar supaya kita dapat menggali sebanyak mungkin informasi dari calon karyawan
• Pertanyaan yang jawabannnya sudah bisa diterka, disebut pertanyaan “telegraphic question’. Seperti: ’Apakah Anda bersedia kerja keras?’ atau ‘Apakah Anda bersedia mematuhi kebijakan perusahaan?’. Pertanyaan semacam ini tidak perlu ditanyakan, karena jawabannya tidak memberi informasi yang sesungguhnya
• Terlalu cepat menyimpulkan dari data yang terbatas. Sebelum membuat kesimpulan, sebaiknya kita sudah mendapatkan informasi yang cukup. Pada umumnya informasi diperoleh setelah kita melakukan wawancara sekitar 45 menit – 60 menit. Kalau terlalu cepat, kesimpulan tidak akan akurat
• Melakukan wawancara yang tidak terstuktur. Wawancara yang baik dilakukan dengan struktur tertentu agar kedua belah pihak nyaman, saling member informasi dan focus pada apa yang ingin kita gali. Struktur wawancara meliputi tahapan sbb: salam, pembicaraan ringan, melakukan pertanyaan transisi dengan teknik bertanya yang baik, menggali pengalaman, menggali pendidikan, memahami minat pelamar, menanyakan kekuatan & kelemahan, pmenyampaikan informasi & menjawab pertanyaan, menutup wawancara
• Tidak menyiapkan profil posisi jabatan, sehingga tidak focus dan tidak tahu apa yang harus dicari dari calon karyawan. Jika kita tidak tahu apa yang kita tuju, bagaimana kita akan sampai tujuan. Jika kita tidak tahu profil jabatan, bagaimana mendapatkan calon yang tepat?

Setiap kegiatan tentu memiliki tujuan, tujuan wawancara adalah:

• Mendapatkan informasi: mengenai pendidikan, pengalaman, ketrampilan khusus yang dimiliki pelamar dan lain-lainnya yang akan bermanfaat untuk meramal atau memperkirakan tingkah laku calon karyawan saat dia bekerja dengan kita
• Memberikan informasi: mengenai posisi yang dilamar, peluang yang ada dalam pekerjaan, tanggung jawab dan rincian tugas dari posisi yang dilamar
• Mambangun ‘goodwill’: proses wawancara bukan sekedar kegiatan untuk sopan santun, namun memiliki tujuan bisnis.

Element utama dalam wawancara adalah:

• Menyiapkan wawancara
• Membangun atmosphere yang nyaman
• Menentukan struktur wawancara
• Teknik bertanya
• Menyampaikan informasi
• Membuat catatan
• Menganalisa informasi yang didapat
• Menulis laporan
• Memeriksa referensi

Menyiapkan wawancara, meliputi beberapa kegiatan sbb:

• Menyiapkan profil posisi jabatan secara tertulis yang bermanfaat sebagai rujukan dalam wawancara, sehingga dapat focus menggali informasi yang dibutuhkan sesuai dengan profil nya.
• Menelaah riwayat hidup (curriculum vitae), surat lamaran dan lampiran: catat apa yang harus ditanyakan dan harus dikonfirmasi saat wawancara
• Merencanakan schedule dan lingkungan yang nyaman: alokasikan waktu wawancara 45 – 60 menit per pelamar, ditambah 15 – 20 menit untuk menuliskan hasil wawancara dan transisi dengan pelamar berikutnya. Pilih tempat yang nyaman, tidak terlalu formal, jauh dari gangguan telpon maupun orang yang lalu lalang
• Rencanakan proses wawancara: tentukan struktur nya, pendekatannya, skedul, materi dan alat tulis yang diperlukan.

Membangun atmosphere yang nyaman

Dalam suasana atmosphere yang nyaman, tidak ada perasaan tertekan, akan lebih mudah bagi pelamar untuk mengeluarkan isi hati dan menyampaikan semua informasi yang ada, sehingga akan menguntungkan pewawancara.

Atmosphere yang nyaman tercermin dalam suasana sbb:

• Suasana yang menjalin hubungan baik, informal, mengurangi ketegangan, saling percaya dan saling menghargai
• Mulai dengan berjabat tangan, memperkenalkan diri Anda, tersenyum, panggil nama pelamar, mempersilahkan duduk dan lakukan pembicaraan ringan

Membangun hubungan baik akan memberikan respon pelamar yang lebih baik, pelamar memberikan informasi lebih banyak, respon yang diberikan lebih alamiah dan impresi terhadap perusahaan kita menjadi lebih baik

Menentukan struktur wawancara

Struktur wawancara yang baik akan memudahkan kita mengendalikan wawancara dan kedua pihak lebih nyaman.

Struktur wawancara yang baik meliputi langkah-langkah sbb:

• Salam
• Pembicaraan ringan, pilih salah satu pertanyaan berikut: menanyakan hobby dan minatnya, bagaimana perjalanan dari rumah ke tempat wawancara, dimana tempat tinggalnya, dll
• Pertanyaan transisi (pilih salah satu)
  • Mengapa Anda tertarik dengan perusahaan ini?
  • Bagaimana Anda tahu ada lowongan kerja?
  • Apa yang Anda ketahui mengenai posisi yang kosong ini?
• Telaah
• Mendalami Pengalaman kerja
• Mendalami data Pendidikan
• Memahami Kegiatan & Minat diluar pekerjaan: Hobby, komunitas, asosiasi profesi
• Analisa diri: apa yang menjadi assets/kekuatan dan yang masih perlu pengembangan
• Pertanyaan transisi:
  • Apa Anda memerlukan informasi tambahan?
  • Apa masih ada pertanyaan lain mengenai hal khusus?
• Menyampaikan informasi mengenai posisi, peluang yang ada
• Menjawab pertanyaan yang masih ada
• Menutup wawancara.

Teknik bertanya

Proses wawancara identik dengan proses penjualan, pewawancara berusaha menjual posisi yang dilamar & perusahaannya, sedangkan pelamar berusaha menjual dirinya dalam artian berusaha meyakinkan pewawancara bahwa dirinya memiliki kemampuan – kemauan – kecocokan yang tepat dengan profil posisi, tepat dengan kebutuhan perusahaan.

Posisi yang kosong dan perusahaan adalah produknya pewawancara, sedangkan kemampuan – kemauan- kecocokan dari diri pelamar adalah produknya pelamar. Kedua produk ini haruslah serasi saling memuaskan keduanya. Karena identik dengan proses penjualan , maka langkah –langkah yang kita lakukan dalam proses penjualan juga berlaku dalam proses wawancara.

Dalam proses penjualan kita mengenal akronim AIDA (Attention-Interest-Desire-Action) , yang meliputi:

• Attract Attention, menarik perhatian. Proses ini terjadi saat kita mulai wawancara, bagaimana kita berpakaian, berpenampilan, memberi salam, menyebut nama, bertatap muka agar memberi kesan menarik. Menit pertama sangat penting karena menit pertama akan sangat diingat lawan bicara. Berpakaian dan ber perilaku secara professional sesuai dengan posisi masing-masing.
• Mempertahankan Interest, dengan menyampaikan hal-hal positif yang bermanfaat bagi lawan bicara. Menanyakan apa yang dibutuhan oleh lawan bicara, jadi disini perlu menggunakan teknik bertanya untuk mengetahui kebutuhan dan juga mengetahui apa yang dimiliki lawan bicara.
• Membangun Desire (Hasrat), pada tahap ini kedua pihak mencoba meyakinkan pihak lain bahwa mereka adalah yang terbaik, pilihan yang tepat. Tahap ini dapat dilaksanakan dengan efektif bila kita mengetahui kebutuhan pihak lain dan memberikan manfaat yang bisa kita berikan atau membuktikan bahwa kita yang terbaik. Dalam hal ini kedua pihak menyampaikan assets yang dimilikinya.
• Mendorong Actions, dalam tahap ini kedua pihak mendorong agar dilakukan tindakan. Seperti tindakan menyetujui penawaran atau membuat penawaran. Tindakan / Actions haruslah tindakan yang spesifik yang dimengerti para pihak.

Agar supaya proses AIDA berjalan mulus, maka kemampuan bertanya kedua pihak sangat penting. Teknik bertanya mengenal pertanyaan terbuka (Bagaimana, Mengapa, Tolong Ceritakan, Jelaskan, Tolong berikan contohnya, dll) dan pertanyaan tertutup (Dapatkah, Akankah, Apakah, dll). Pertanyaan tertutup dijawab dengan ‘ya’ atau ‘tidak’ atau jawaban pendek lainnya, sedangkan pertanyaan terbukadijawab dengan jawaban yang panjang yang memberikan penjelasan mengenai situasi, perasaan dan lain-lain. Saat melakukan wawancara, usahakan menggunakan pertanyaan terbuka sebanyak mungkin, karena kita ingin menggali informasi sebanyak mungkin. Pertanyaan tertutup seringkali merupakan ‘telegraphic questions’ yaitu pertanyaan yang jawabannya sudah dapat di terka dan tidak perlu kita tanyakan

Menyampaikan informasi

Selain mendapatkan informasi, tujuan wawancara adalah menyampaikan informasi dan membangun goodwill. Informasi yang kita sampaikan tentunya yang menarik hasrat pelamar untuk bergabung, informasi yang membangun goodwill, peluang yang ada di posisi yang dilamar, tanggung jawab dan tugas dan informasi penting lainnya.  Biasanya proses ini kita lakukan setelah kita menggali pendidikan, pengalaman, kegiatan diluar pekerjaan, kekuatan yang dimiliki pelamar. Semua informasi ini hanya kita sampaikan apabila pelamar memiliki potensi atau kemungkinan untuk kita terima.

Menjawab pertanyaan yang masih ada

Setelah kita menyampaikan informasi yang penting tersebut, biasanya pelamar masih diberi kesempatan menanyakan informasi yang kurang jelas atau yang belum kita sampaikan. Tanyakan pada pelamar apakah ada pertanyaan lain? Bila masih ada pertanyaan, maka tugas pewawancara untuk menjawab pertanyaan ini.  Jawaban pertanyaan ini akan member kesan yang baik pada pewawancara dan perusahaan

Menutup wawancara

Apabila tidak ada pertanyaan lagi, maka kita menutup wawancara dengan menyampaikan terima kasih atas perhatian dan kesediaan untuk di wawancara. Sampaikan bahwa hasil wawancara akan disampaiakn melalui surat. Untuk menghindari rasa kecewa karean menunggu kabar, biasanya kita bisa menyampaikan bahwa jika dalam dua minggu tidak ada kabar, maka posisi ini telah terisi.

Membuat catatan

Dengan membuat catatan selama wawancara, pelamar merasa diperhatikan sehingga   mendorong komunikasi  lebih efektif  dan  pelamar lebih banyak memberikan informasi. Mencatat informasi selama wawancara sangat penting  agar saat wawancara berakhir  kita bisa membuat analisa, ringkasan dan laporan. Untuk membuat catatan sebaiknya menggunakan alas yang tebal atau  writing pads yang cover nya tebal

Catatlah hal-hal penting seperti

• Penampilan secara umum seperti sopan santun, pembukaan pembicaraan, apakah pelamar tampak santai atau nervous, kelancaran dalam berbicara dan menyampaikan informasi, ketrampilan mendengar secara aktif, kemampuan meyakinkan kita , dll
• Pendidikan: perhatikan prestasi yang berkesan, apa saja yang paling disukai dan tidak disukai selama masa pendidikan
• Pengalaman: perhatikan pengalaman yang sesuai dengan kebutuhan kita, tugas khusus yang pernah dijalankan, prestasi berkesan yang pernah diraih selama bekerja, apa yang disukai dan tidak disukai, bagaimana pola jam kerja, apakah memiliki stamina dan endurance yang kuat
• Kekuatan dan kelemahan: tanyakan prestasi terbaik yang pernah dicapai dan paling berkesan, tanyakan kelemahan atau hal-hal yang perlu perbaikan

Menganalisa informasi:

Sebelum membuat laporan, maka semua informasi harus kita analisa